Dos en Dont binne yn Data Excel yn te kommen

01 of 08

Excel-data-oersicht oersjoch

Dit ûnderwerp befettet guon fan 'e basisdoarmen en DON'Ts fan gegevens yn spesjale programma's lykas Excel, Google Spreadsheets en Open Office Calc.

It ynfieren fan gegevens korrekt de earste kear kin problemen letter ferwiderje en makliker meitsje fan in tal Excel's ark en funksjes lykas formules en diagrams.

De DO's en DON'Ts binne:

1. Planje jo rekkenblêd
2. Bliuwende rigen of kolommen net litte as jo gegevens oergeane
3. Besparje jo faak en bewarje op twa plakken
4. Nûmere gjin nûmers as kolomblêden brûke en Units mei de data ynfiere
5. Brûk gebrûk fan selle ferwizings en nammentringen yn formules
6. Bliuwt gjin sellen mei formulaten iepen
7. Doch jo data te sortearjen

Planje jo tebekset

As it giet om it ynfieren fan gegevens yn Excel, is it in goeie idee om in bytsje plannen te dwaan foardat jo begjinne te typen.

Knowing what the workheet will be used for, the data it will contain, and what will be done with that data could greatly affect the final layout of the workheet.

Planen foar't typen kinne spesjale tiid sparje as de sprektaal nei reorganisearre wurde moat om it effektiver en makliker te wurkjen.

Punten te tinken

• Wat is it doel fan it spreadsheet?
• Hoefolle gegevens sille de sprektaal hâlde?
• Wolle jo karriêre nedich?
• Wolle de sprektaal opdrukt?

Wat is it doel fan it spoarblêd?

• It doel fan it spreadsheet sil helpe om de lokaasje fan gegevens te bepalen, as de wichtichste ynformaasje sichtber en maklik te berikken is.
• Wat binne berekkeningen nedich? De berekkeningen ynfloed op hokker formulaasjes en funksjes nedich binne en wêr't se lein wurde.

Hoefolle data sille it spreadsheet hâlde?

It bedrach fan dat gegevens sil it earste tabel hâlde en hoe folle letter letter tafoege wurde sil ynfloed op it tal wurkplaten.

• Soargje jo gegevens net te folle omdat it spesifike ynformaasje hurder meitsje kin om te finen en kalkulaasjes dy't oerienkomme mei meardere blêden of wurkbars kinne begjinne mei ynfloed op de prestaasjes fan Excel.
• Foar grutte wurkblêden is it soms nuttich om wichtige kolomtotalen boppe de kolom kopringen te annulearjen, ynstee fan brûkers fan brûkers om nei de bottom te blokkearjen om de ynformaasje te sjen.

Binne needsaaklikheden?

As alles of in diel fan 'e gegevens yn in tabblêd of diagrams werjûn wurde kin, kin it ynfloed wêze op it oanmeitsjen fan ynformaasje,

• Ofhinklik fan it type diagram moatte de gegevens oars wêze soene moatte wurde - lykas it wurkjen fan in gearfettinggebiet foar piekartijen.
• Foar grutte spreadsheets kinne skaaimerken ferpleatst wurde om siden te ferwiderjen om ferkrêft te meitsjen

Sil it Spreadsheet wurde drukke?

Hoe gegevens wurde regele as allinich of wat fan de gegevens printe wurde, ôfhinklik fan oft it portret of it lânskipskema is keazen en it oantal blêden nedich binne.

• As in portret werjefte op gewoane lettergruttepapier (8 1/2 X 11) brûkt wurde, moatte jo de measte fan de gegevens yn rigen sette ûnder in pear kolommen, sadat alle kopteksten op ien blêd sichtber binne.
• As meardere blêden nedich binne, beskôgje de printers kolomheadings oan 'e boppekant fan elke side om de gegevens makliker te meitsjen.
• As in soad kolommen fan gegevens bedreaun wurde moat, kinne lânskiplike lokaasje alle kopteksten op ien side hâlde. Wernei, as meardere blêden nedich binne, drukke de kolomheadings oan 'e boppekant fan elke side.
• As diagrammen printe wurde, ferpleatse se nei in aparte blêd kinne de taak fergrutsje.

02 of 08

Bliuw gjin rige reihen of kolommen yn Related Data

Lege lege rigen of kolommen yn datatabellen of oerienkommende data-rigels kinne it makliker meitsje dat in soad ekscel's funksjes lykas diagrammen, pivot-tabels en bepaalde funksjes goed brûke.

Sawol lege sellen yn in rige of kolom dy't gegevens befetsje kinne problemen jaan lykas yn 'e ôfbylding hjirboppe sjen litten.

De ôfwêzigens fan lege spaasjes sil it ek makliker meitsje foar Excel om alle relevante gegevens yn in berik te selektearjen en te selektearjen as funksjes lykas sortearring , filterjen, of AutoSum wurde brûkt.

Selektearje dan lege rigen of kolommen, gebrûk fan rânen of formaat headings en etiketten mei fette of ûnderstypje om de gegevens te brekken en makliker te lêzen.

Jou jo gegevens kolom as safolle mooglik yn.

• As jo ​​jo tabel leare, set in beskriuwende koptekst oan 'e boppekant fan' e earste kolom fan 'e tafel mei de hjirûnder gegevens.
• As der mear dan ien gegevensrige binne, listje se ien nei de oare yn kolommen (lofts nei rjochts) mei de titel foar elke datierrige oan 'e boppeste.

Hâld net-ferbûne gegevens apart

Wylst tagonklik gegevens oergean bleaun is wichtich, tagelyk kin it brûkber wêze om sûnderleibere reeks fan gegevens apart te hâlden.

Legeare blanke kolommen of rigen tusken ferskate dataspoarten of oare data op it wurkblêd sil it makliker meitsje foar Excel om korrekte seleksjes te finen en selekteare farianten of tabellen fan gegevens te ferbetterjen.

03 of 08

Hâldt spesjaal

It belang fan jo arbeid kin faak net oerskot wurde - of wurde te faak oanjûn.

Fansels as jo in webbasearre spreadsheet brûke - lykas Google Spreadsheets of Excel Online - dan is it spesjaal gjin probleem, omdat gjin programma in spesjale opsje hat, mar ynstee dêrfan wurkje mei in auto-opsjefunksje.

Foar kompjûter-basearre programma's lykwols, nei twa of trije wizigingen - as it tafoegjen fan gegevens, meitsje in formatting-wizigjen, of yn in formule yngean - bewarje it wurkblêd.

As dat liket te folle, sparje op syn minst alle twa of trije minuten.

Alhoewol't de stabiliteit fan kompjûters en kompjûtersoftware yn 'e lêste jierren drastysk ferbettere hat, wurdt de software noch ôfbrutsen, kracht mislearingen noch hurder, en oaren litte soms ris oer dyn kabel en reitsje it út' e muorren.

En as it bart, it ferlies fan wat bedragen - grut of lyts - makket allinich jo wurkblêd te ferheegjen as jo besykje te rekkenjen wat jo al dien hawwe.

Excel hat in auto- savefunksje, dy't meastal goed wurket, mar it kin net neigeare. Krij yn 'e gewoante om jo eigen gegevens te befêstigjen mei faak spesjale.

Tafoegje nei sparre

Bewarje moat net in ûnbedoelde taak wêze fan it bewegen fan 'e mûs nei it lint en klikke op byldkaikes, krije yn' e gewoante fan it bewarjen fan it brûken fan de toetseboerdkombinaasje kombinaasje fan:

Ctrl + S

Besykje op twa plakken

In oar aspekt fan it bewarjen dat net oerbeheard is, is it belang om jo gegevens op twa ferskillende lokaasjes te bewarjen.

De twadde lokaasje is fansels in reservekopy, en it hat in soad kearden sein: "Backups binne as fersekering: hawwe ien en jo wierskynlik net nedich, hawwe net ien en jo wierskynlik".

De bêste reservekopy is ien dy't yn in oare fysike lokaasje is fan 'e orizjinele. Nei allegear, wat is it punt fan twa kopyen fan in bestân as se

• binne op deselde hurde skiif dy't net slagget?
• op deselde kompjûter, dat stull wurdt?
• yn itselde gebou dat op 'e grûn bult?

Websiden opsjoneel

Eartiids moat in reservekopy net in ferrifelder of tiidgegevens wêze.

As feiligens gjin probleem is, is it wurkblêd in list fan jo DVD's - jo kinne in kopy brûke fan webside, sadat in kopy op 'e tsjinner bliuwt genôch.

As feiligens in probleem is, is web opslach noch altyd in opsje - al mei in bedriuw dat spesjalisearre is yn dat soarte ding en ferliest in fergoeding foar dat dwaan.

Yn it gefal fan online spreadsheets, miskien, de programma's eigeners reservearje har tsjinners op - en dit befettet alle brûkersgegevens. Mar om feilich te meitsjen, download in kopy fan 'e bestân nei jo eigen kompjûter.

04 of 08

Nûmere gjin nûmers as kolomblêden brûke en Units mei de data ynfiere

Brûk kopringen oan 'e top fan kolommen en oan it begjin fan reihen om jo gegevens te identifisearjen, om't se operaasjes lykas sortearjen folle makliker meitsje, mar brûke nûmers lykas - 2012, 2013, ensafh.

As jo ​​yn 'e boppesteande ôfbylding sjen litte, kinne kolom- en rige-headings dy't krektelûmeren binne yn ûnferwachtkundich yn rekkeningen opnommen wurde. As jo ​​formules befettje funksjes lykas:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

dat automatysk it gebiet fan gegevens foar it argumint fan 'e funksje selektearje.

Typysk sykje dizze funksjes earst foar kolommen fan sifers boppe wêr't se sitte, en dan nei links foar in rige nûmers, en elke koptekst dy't allinich sifers binne yn it selekteare berik opnommen wurde.

Nûmers dy't brûkt wurde as rigelings kinne ek feroare wurde as in oare gegevensrige as selektearre as diel fan in berik foar in grafyk, mar as asakses labels.

Formuliernûmers yn 'e koprûnzels as tekst of tekenetiketten meitsje troch elke nûmer tefoaren mei in apostrophe (') - lykas '2012 en' 2013. De apostrophe lit net sjen yn 'e sel, mar it feroaret it getal nei tekstgegevens.

Hold Units yn 'e lokaasjes

Doch net: jildwiksel, temperatuer, ôfstân of oare ienheden yn elke selle yngeane mei de nûmergegevens.

As jo ​​dogge, is der in goede kâns dat Excel of Google Spreadsheets alle fan jo gegevens as tekst besjen sil.

Stel asjebleaft ienheden yn 'e koptekst oan' e boppekant fan 'e kolom, dy't, as it bart, soargje dat dizze kopteksten op syn minst tekst binne en it hjirboppe besprutsen probleem net meitsje.

Tekst nei de lofter, nûmers nei rjochts

In rappe manier om te fertellen as jo in tekst of tal gegevens hawwe om de justysje fan 'e gegevens yn in sel te kontrolearjen. Standert wurde tekstgegevens op 'e lofterkant yn Excel en Google Spreadsheets oansteld en nûmergegevens binne rjochts nei rjochts yn in sel.

Hoewol dizze standertynegeling maklik maklik feroare wurdt, wurdt de formaat net normaal tapast, oant alle data en formules ynfierd binne, sadat de standertynegeling derfoar soarget foar in begryp dat der iets is yn it wurkblêd net genôch.

Percentive and Currency Sines

De bêste praktyk foar it ynfieren fan alle gegevens yn in wurkblêd is om it gewoane nûmer te selektearjen en dan de sel foar te meitsjen om it nûmer korrekt wer te jaan - en dat befettet persintaazjes en jildbedragingen.

Excel en Google Spreadsheets akseptearje lykwols persoanlike symboalen dy't yn 'e sel te typen binne mei it getal en beide identifisearje mienskiplike faluta-symboalen, lykas it dollar-teken ($) of it Britske pûnsymboal (£) as se typearre wurde yn in Seleksje mei nûmergegevens, mar oare faluta-symboalen, lykas de Súdafrikaanske Rand (R), wurde wierskynlik as tekst ynterpretearre.

Om potensjele problemen tefoaren te folgjen, folgje de boppeste neamde praktyk en folje it bedrach en selektearje dan de sel foar de faluta as it typen yn it faluta symboal.

05 of 08

Brûk gebrûk fan selle ferwizings en nammentringen yn formules

Beide seleksferwizings en ferneamde reuzen kinne wêze en moatte brûkt wurde yn formulas om it flugger en makliker te meitsjen om de formulas te hâlden en troch útwreiding, it hiele wurkblêd, frije ferkear en aktueel.

• Seleksferwizings binne in kombinaasje fan de kolombrieven en rige nûmer fan in sel , lykas A1, B23, en W987 - en wurde brûkt om de lokaasje fan gegevens yn in wurkblêd te identifisearjen.
• In benennende berik of definiearre namme is fergelykber mei in selde referinsje yn dat it brûkt wurdt om in sel of sprieding fan sellen te identifisearjen yn in wurkblêd.

Ferwizings data yn formulaten

Formulen wurde brûkt yn Excel om berekkeningen út te fieren - lykas oanfolling of subtraksje.

As echte nûmers opnommen wurde yn formulas - sa as:

= 5 + 3

Elke kear dat de gegevens wizigje - sizze 7 en 6, moat de formule feroare wurde en de nûmers feroare wurde sadat de formule wurdt:

= 7 + 6

As yn plak fan 'e wurkblêd de gegevens yn' e sellen ynfierd binne, kinne de seleksferwizings - of berikkennammen - brûkt wurde yn 'e formule en dan de nûmers.

As it nûmer 5 yn 'e selle A 1 en 3 yn cell A2 ynfierd wurdt wurdt de formule:

= A1 + A2

Om de gegevens te aktualisearje, feroarje de ynhâld fan sellen A1 en A2, mar de formule bliuwt deselde - Excel updates de formuleresultaten automatysk.

De savings yn tiid en oplieding wurde ferhege as it wurkblêd folle komplisearre formulieren befettet en as meardere formulas itselde gegevens ferwize, omdat de gegevens allinich feroare wurde op ien lokaasje en alle formulaten dy't referinsjes wurde wizige wurde.

Selektearjen fan selleferwizings of ferneamdbere sellen makket ek jo wurkblêd safer, om't it jo de formulieren beskermje kin fan ûngelok feroarsaakje, wylst data sellen fergean dy't tagonklik wizigje.

Tink oan 'e Data

In oar eigenskip fan Excel en Google Spreadsheets is dat se jo selektearje sellen referinsjes of berikkennammen yn formulaten mei oanwizing - wêrby't jo klikke op in sel foar jo yn 'e formule yn te gean.

Oanpasse fergruttet de mooglikheid fan fouten feroarsake troch te typen yn 'e ferkearde cell referinsje of mislearre in beriknamme.

Brûk nammentte berikken om data te selektearjen

It jaan fan in gebiet fan relatearre gegevens in namme kin it faker makliker meitsje om de gegevens te selektearjen as jo sorteare of filtraasje operaasjes útfiere.

As de grutte fan in gegevensbern feroaret, kin it berik fan in namme maklik mei de namme fan de behearder feroare wurde .

06 van 08

Bliuw gjin selielen mei Formulas Unbeheind

Nei't se sa folle tiid hawwe om har formulieren goed te meitsjen en it brûken fan de goeie seleksferwizen, meitsje in soad minsken de flater foar it litten fan dizze formules dy't kwetsber binne foar accidentale of yntinsive feroarings.

Mei it plannen fan gegevens yn sellen yn it wurkblêd en dêrnei it referenjen fan dat gegevens yn formules, kin de sellen mei de formulas wurde sletten en, as nedich, it wachtwurd befeilige om se feilich te hâlden.

Tagelyk kinne de sellen dy 't de gegevens befetsje litte soene ferwiderje kinne dat wizigingen maklik ynfierd wurde om de databank te aktivearjen.

It beskermjen fan in wurkblêd of wurkboek is in twatalige proses:

1. Soargje derfoar dat de goede sellen sletten wurde
2. Tapasse de opsje foar beskermblêd op - en as jo wolle, kinne jo in wachtwurd taheakje

07 of 08

Doch jo data te sortearjen

Soargen jo gegevens nei't jo it yngean hawwe.

Wurkje mei lytse bedraggen fan net-ferdield gegevens yn Excel of Google Spreadsheets is net meast in probleem, mar as in oantal gegevens ferheget sa makket it swierrichheid om it effektyf mei te wurkjen.

Sortearre gegevens binne makliker te fersterkjen en analysearjen en guon funksjes en ark, lykas VLOOKUP en SUBTOTAL, ferplichte soarten gegevens om de goede resultaten werom te jaan.

Ek sortearje jo gegevens op ferskillende wizen it makliker meitsje om trends te finen dy't op 'e earste wize net iens binne.

Selektearje gegevens om te sortearre

Foardat gegevens te sortearre wurde, moat Excel it genoatskrête fine dat te sortearre wurde, en normaal is Excel goed foar it selektearjen fan gebieten fan relatearre data - sa lang as it ynfierd is,

1. gjin lege rigen of kolommen bleaunen binnen in gebiet fan relatearre gegevens;
2. en blanke rigen en kolommen bleaunen tusken gebieten fan relatearre gegevens.

Excel sil sels bepale, frij genôch, as it gegevensberjocht fjildnammen hat en dizze rige útslút fan de opsjes te sorten.

As jo ​​ek selektearje kinne om it seleksje te selektearjen, kin Excel selektearje foar it selektearjen fan rige risiko's - foaral mei grutte mjittingen fan gegevens dy't dreech binne te kontrolearjen.

Nammen brûke om data te selektearjen

Om derfoar te soargjen dat de korrekte gegevens selekteare binne, markearje it berikke foardat de sorte startet.

As itselde berik opnij registreard is, is de bêste oanpak om it in namme te jaan.

As in namme definiearre is foar it berikken om te sortearjen, ynfiere jo de namme yn 'e namme fan' e namme , of selektearje it út 'e assoside dropdown list en Excel sil automatysk it goeie oantal datum yn it wurkblêd markearje.

Ferneare rigen en kolommen en sortearjen

Ferneare rigen en kolommen fan gegevens wurde net ferpleatst by it sortearjen, sadat se nedich wêze moatte foardat de sorteort falt.

Bygelyks as rigel 7 ferburgen is, en it is in diel fan in ferskaat oan gegevens dat opjûn is, sil hy as rige 7 bliuwe, lykas de rangoarder op 'e krekte lokaasje ferpleatst wurdt.

Itselde jildt foar kolommen fan gegevens. Sortearjen troch rigen befetsje opnij kolommen fan gegevens, mar as Kolom B ferburgen is foar de soarte, sil it bliuwt as kolom B en wurdt net opnij registreard mei de oare kolommen yn it sorteare berik.

08 of 08

Alle nûmers moatte as nûmere wurde

Issue: Kontrolearje dat alle nûmers as getallen opslein wurde. As de resultaten net binne wat jo ferwachte hawwe, kin de kolom as getallen as tekst as net getallen besjen. Bygelyks, negative nûmers ymporteare binne fan guon accountingsystemen of in nûmer ynfierd mei in liedend '(apostrophe) as tekst.

As jo ​​gegevens rapportearje mei de AZ- of ZA knop, kinne dingen grammoedigje. As der in lege rige of lege kolommen binnen de gegevens is, kin in diel fan de gegevens sortearre wurde, wylst oare gegevens negeare wurde. Stel it ferkear dat jo hawwe, as nammen en tillefoannûmer net mear oerienkomme, of as oarders nei de ferkearde klanten gean!

De maklikste manier om te soargjen dat it goeie oanbod fan gegevens selektearre is foardat de sortearring is om in namme te jaan.

De twadde assumption beynfloedet krekt wat Excel soarget. As jo ​​in selekteel selekteare hawwe, sjogge Excel de seleksje om in berik te selektearjen (in protte as drukken Ctrl + Shift + 8) beheind troch ien of mear blanke kolommen en rigen. It analysearret dan de earste rige yn it selekteare berik om te bepalen as it header ynformaasje hat of net.

Dit is wêrtroch't sortearjen mei de arkbalke-arktêen te skriklik wêze - jo koptekst (as jo ien hawwe) moatte in pear strangige rjochtlinen foldwaan om út te fieren foar Excel it as header te erkennen. Bygelyks as der gjin lege sellen yn 'e koptekst binne, kin Excel tinke dat it net in header is. Likewol, as de koprûte itselde as de oare rigen yn it gegevensrige is, dan kin it it net werkenne. As jo ​​jo datafel tabel allinich út tekst bestiet en jo header-rigel befettet allinich mar tekst, dan sil Excel-de praktyske tiid de foarkommende-foarkomme net oan 'e koptekst te erkennen. (De rige sjocht krekt as in oare data rige nei Excel.)

Allinne nei it selektearjen fan it berik en bepale as der in koptekuer is, sil Excel de echte sortearring dwaan. Hoe't jo lokkich binne mei de resultaten hinget ôf oft Excel sawol de beriklike seleksje hat en de opfang fan 'e koptekstbestimming right. Bygelyks, as Excel net tinkt dat jo in koptekst hawwe, en jo dogge, dan wurdt jo koptekst yn it lichem fan de gegevens sortearre; dit is algemien in minne ding.

Om derfoar soargje dat jo gegevensrûte korrekt erkend is, brûk de Ctrl + Shift + 8-fluchtoets om te sjen hokker ekscel selekteert; dit is wat soarte wurde wurde. As it net oerienkomt mei jo ferwachting, dan moatte jo it karakter fan de gegevens yn jo tabel modifisearje, of jo moatte it gegevensrige selektearje foardat jo it dialoochsort sortearje.

Om derfoar soargje dat jo koptekst korrekt erkend is, brûk de fluchtoets Ctrl + Shift + 8 om it gegevensrige te selektearjen, dan sjoch de earste rige. As jo ​​koptekst lege sellen hat ûnder de selekteare yn 'e earste rige of de earste rige is just as de twadde rige formatearre, of jo hawwe mear as ien koptekst selektearre, dan wurdt Excel derfan dat jo gjin header-rigel hawwe. Om dit te ferbetterjen, meitsje wizigingen yn jo header-rige om te soargjen dat dizze goed troch erkannt wurdt troch Excel.

Uteinlik kinne alle punten útskeakelje as jo doertafel brûkt rige kopteksten. Excel hat in hurde tiid te erkennen. Jo ferbine it probleem as jo ferwachtsje dat it lege rigen yn dizze koptekst befetsje; it kin gewoan net automatysk dwaan. Jo kinne lykwols gewoan alle rigen selektearje dy't jo wolle sortearje ear't jo de soart soargje. Mei oare wurden, wurde spesifyk yn wat jo wolle dat Excel ferstjoert; Lit it net litte foar Excel.
Dates en Times as tekst ferstopke

As de resultaten fan sorteare nei datum net as ferwachting útskeakelje, kinne de gegevens yn 'e kolom mei de sorte kaai befetsje as dat data as tema-data opnommen wurde as of nûmer (datum en tiden binne justatoerde nûmergegevens).

Yn it boppeneamde foto kaam de rekord foar A. Peterson op 'e boaiem fan' e list, doe't, op grûn fan de begjinnende datum - 5 novimber 2014 - de record krigen hie boppe de rekord foar A. Wilson, dy't ek hat in lienende datum fan 5 novimber.

De reden foar de unferwachte resultaten is dat it lienende datum foar A. Peterson as tekst opslein is, mar as in nûmer
Mienskiplike gegevens en rappe soarten.

As it brûken fan 'e rapideartmethoden fan opsjes befetsje mei tekst en nûmergegevens wurde mingd mingd, sjogge Excel de nûmer- en tekstgegevens apart - it pleatsen fan de opsjes mei tekstgegevens oan' e boaiem fan 'e sortearre list.

Excel kin ek de kolomheadings yn 'e sorteelreste ynfolje - ynterpretearje se as just in oare rigel fan tekstgegevens, lykas de fjildnammen foar it datatabel.
Sortearje Warnings - Sort Dialogbox

As jo ​​yn 'e ôfbylding hjirboppe sjen litte, as it brûken fan it dialoochsoarten sorteare, ek foar soarten op ien kolom, eksportearret in berjocht wat jo warskôgje dat it as tekst opslein is en jo de kar foar jo jouwe:

Sorte wat alles sjocht as in nûmer as nûmer
Sorte en getallen as tekst apart bewarre

As jo ​​de earste opsje kieze, sil Excel besykje de tekstgegevens yn 'e goeie lokaasje fan' e sorte-resultaten te pleatsen.

Kies de twadde opsje en Excel sil de opsjes pleatse mei tekstgegevens oan 'e boaiem fan' e sorte resultaten - krekt sa't it mei snel soarten docht.