Mei Microsoft's Mail Merge-funksje kinne jo itselde dokumint mei lytse feroaringen nei in grut tal ûntfanger stjoere. De term "fusearje" komt út it feit dat ien dokumint (in brief, bygelyks) fusearre is mei in data-boarne- dokumint, lykas in sprektaal .
Word's e-mail-kombinaasje funksjonearret wurktnota mei data fanút Excel. Wylst it Word jo ek in eigen gegevensboarne meitsje kin, binne de opsjes foar it brûken fan dizze gegevens beheind. Fierder, as jo al jo gegevens yn in spreadsheet hawwe, makket it net folle sin te meitsjen om alle ynformaasje yn Word's gegevensboarne werom te meitsjen.
It bewarjen fan jo gegevens foar postferiening
Teoretysk kinne jo in elke Excel-wurkblêd brûke yn in Word- mail-merge-funksje sûnder spesjale tarieding. It is lykwols oan te rieden dat jo in oantal momint duorje om jo wurkblêd te meitsjen om it e- postûntwikkeling te optimisearjen.
Hjir binne in pear rjochtlinen te bekenjen dat it helpt meitsje dat it postfeartproses goaliger wurdt.
Organisearje jo spreadsheet-data
Op it gefaar fan 'e hân fan' e hânens, moatte jo gegevens gewoan yn rigen en kolommen organisearre wurde. Tink deroan fan elke rige as in inkelde rekord en elke kolom as in fjild dy jo yn jo dokumint ynfoegje. (Kontrolearje de tutorial foar Excel-data ynfier as jo in fernijing hawwe nedich.)
Meitsje in koptekst oan
Meitsje in koptekst foar it blêd dat jo wolle brûke foar it e-postûngemak. In koptekst is in rige dy't etiketten befettet dy't de gegevens yn de sellen hjirûnder identifisearje. Excel kin soms te finen wurde oer differinsjearjen tusken data en etiketten, sadat dizze dúdlik meitsje troch genôch tekst, seldrânen en seleksjild te meitsjen dy't unyk binne foar de koptekst. Dit soarget derfoar dat Excel ûnderskiedt it fan 'e rest fan jo gegevens.
Letter as jo de gegevens fusearje mei it haaddokumint, sille de etiketten ferskine as de nammen fan 'e gearfettingfjilden, dus sil der gjin skeakel wurde oer hokker gegevens jo jo yn jo dokumint ynfoegje. Fierder is it in goeie praktyk om jo kolommen te markearjen, om't it helpt brûke foar mislearre brûkers.
Set alle gegevens op in singleblêd
De gegevens dy jo wolle brûke foar it postferiening moatte op ien blêd wêze. As it oer meardere blêden ferspraat wurdt, moatte jo de blêden kombinearje of meardere e-mailferieningen meitsje. Soargje ek dat de blêden dúdlik wurde neamd , lykas jo moatte it blêd selektearje moatte dy't jo wolle brûke sûnder te besjen.
Feriening in gegevensboarne yn in e-postûntwerp
De folgjende stap yn it e-mail-fiedingsproses is om jo spesifike spesjalisearje mei jo Word-dokumint te garansearjen.
- Klik op 'e knop " Open Merge" op' e knop " Open Merge".
- Yn it dialooch Selektear Data Source navigearje, troch de mappen navigearje oant jo jo Excel wurkboek fine. As jo it Excel-bestân net fine kinne, moatte jo der wis fan wêze dat "Alle dataquellen" selekteare binne yn it loftsomjen mei "Files of type".
- Dûbel-klik op jo boarne-bestânsynformaasje, of selektearje it en klik op Iepenje .
- Yn it dialoochfinster Selektearje tabel, selektearje it Excel-blêd dat de data jo befetsje mei jo dokumint.
- Soargje derfoar dat it kontrast foarkomt oan "Earste rige fan gegevens befettet kolomheaders" wurdt kontrolearre.
- Klik OK .
No dat de gegevensboarne assosjearre is mei it haaddokumint, kinne jo begjinne mei yntype fan tekst en / of it bewurkjen fan jo Wurddokumint. Jo kinne lykwols gjin wizigingen meitsje foar jo gegevensboarne yn Excel; As jo wizigingen meitsje moatte nei de gegevens, moatte jo it haad dokumint yn Word slute foardat jo de gegevensboarne yn Excel iepenje kinne.
Jojingsfjilden yn jo dokumint ynfoegje is ienfâldich troch dizze folgjende te folgjen:
- Klikje op de knop Fjilden opnij op de e-mail-merge-arkbalke. It dialoochfinster ynfoegjefjild sil ferskine.
- Markearje de namme fan it fjild dat jo wolle út de list ynfoegje en klik op ynfoegje .
- It fekje sil iepen bliuwe, sadat jo mear fjilden ynfoegje kinne. As jo mear as ien fjild ynfolje, sille Word automatysk romte taheakje tusken de fjilden yn jo dokumint; Jo moatte dit sels dwaan neidat jo it dialoochfinster ticht hawwe. Yn jo dokumint sjogge jo de fjildnamme omjûn troch dûbel pylken.
- As jo dien binne, klikje op Slute .
Adresblokken en Greetings ynfoegje - Soarch brûke
Microsoft hat koartlyn in mail-merge-funksje tafoege dy't jo adresblokken en groepslinen ynstelle kinne. Troch jo op 'e knop fan' e knop op 'e arkbalke te klikken, sil Word jo tagelyk ferskate fjilden ynfoegje, ynteressearre.
De knop knop yn it adres is de iene op 'e lofter; de ynset groetsje is op 'e rjochterkant.
Fierder as jo op elke knop klikke, sil Word in dialoochfinster sjen litte wêr't jo in oantal opsjes jaan op hokker fjilden jo jo graach ynstelle wolle, hoe jo wolle dat se oanmakke wurde, wat punktuaasje om te oefenjen en oaren. Hoewol dit klinkt genôch genôch - en it is as jo in gegevensboarne brûke, dy 't yn Word is makke. It kin misledigje as jo in Excel-wurkblêd brûke.
Tink derom wannear't de oanbefelling om in koptekst te oanmeitsjen yn jo wurkblêd op side 1 fan dit artikel? Well, as jo in fjild neamd hawwe wat oars as wat Wurd brûkt as fjildnamme foar fergelykbere gegevens, kin Word miskien oerienkomme mei de fjilden.
Wat dit betsjut is is as jo de adresblokje ynfoegje of de rigel- knopke knop, dan kinne de gegevens yn in oare oarder ferskine as jo oantsjutte - gewoan om't de labels net oerien binne. Gelokkich hat Microsoft dit foartsjûge en boud yn in Match Fields-eigenskip wêrtroch jo jo fjildnammen oerienkomme kinne oan de iene wurd brûkt yn 'e blokken.
It brûken fan fjildfjilden nei korrizjearje Mapfjilden
Om jo fjilden oan te passen, folgje dizze stappen:
- Klikje op de knop Match Fjilden op 'e arkbalke.
- Yn it dialoochsfjildfjild fan it wedstriidfjild sjogge jo in list fan fjildnammen fan 'e websiden links. Op 'e rjochterkant fan it fekje sille jo in kolom fan dropdown-kaarten sjen. De namme yn 'e elke dropdown-kaai is it fjild dat Word brûkt foar elke respektive fjild yn' e adresblok of groei-lokaasjeblok. Om alle wizigingen te meitsjen, selektearje de fjildnamme fan 'e loftskip.
- Skeakelje jo asjebleaft feroarings op OK .
Jo kinne ek it dialoochfinster Match Matchs ophelje troch te klikken op 'e knop Match Fjilden op' e boaiem fan 'e dialoochsadres adresblokken of adres fan groepen, beide ferskine as jo op' e knop fan de knop knopke.
Besjoch e-berjochten tafoegje Dokuminten
Foardat wy trochgean om te foarkommen en te drukken fan jo gearfoegde dokuminten, in nota oer formaat: By it ynstellen fan mergefjilden yn in dokumint draait Word net oer it formaat fan de gegevens út de gegevensboarne.
Oanpaste spesjale formaat fan it boarnen fan spoarblêd
As jo spesjale formatting tapasse lykas kursussen, fet of ûnderstreeks, moatte jo dit dwaan yn Word. As jo it dokumint mei fjilden sjen besjen, moatte jo de dûbelpylden op beide kanten fan it fjild selektearje wêrtroch jo formaat tapasse wolle. As jo de gearfoegde gegevens yn it dokumint besjen, markearje jo gewoan de tekst dy't jo wizigje wolle.
Tink deroan dat elke feroaring oer alle fusearre dokuminten draachst, net allinich it yndividu.
Preview fan de gearfoegde dokuminten
Om jo gearfoegde dokuminten te besjen, klik dan op 'e knop Ferneamde werjefte op' e knop "Mail Merge". Dizze knop wurket as in toetsbalke, dus as jo werom wolle om allinich de fjilden sjen te litten en net de gegevens dy't se befetsje, klikje it wer.
Jo kinne fia de gearfoegde dokuminten navigearje troch de navigaasjebalken op 'e knop "Mail Merge" te brûken. Se binne, fan links nei rjochts: First Record , Foarige Rekord , Gean nei Record , Next Record , Last Record .
Foardat jo jo dokuminten gearfoegje, moatte jo allegearre foarbyld sjen, of sa folle as jo kinne ferifiearje dat alles korrekt fusearre is. Besykje omtinken foar dingen lykas punktuaasje en ôfstân om 'e fusearre gegevens.
Finale jo berjochtferliening dokumint
As jo ree binne om jo dokuminten te fusearjen, hawwe jo twa karren.
Ferwiderje nei de printer
De earste is om har te merken oan de printer. As jo dizze opsje selektearje, wurde de dokuminten ferstjoere nei de printer sûnder modifikaasje. Jo kinne gewoanwei nei de printer fusearje troch te klikken op de knop Merge nei Printer toolbar.
Yn in nije dokumint gearfoegje
As jo in pear of alle dokuminten hawwe (of hoewol jo wizigje moatte om in nota fjild yn 'e data boarne te foegjen foar persoanlike notysjes), of jo kinne oare feroarings foardat jo drukke, kinne jo se nei in nije dokumint fusearje; As jo in nije dokumint gearfoegje, dan sil it berjocht haadûntwerp en dataquelle yntellearje, mar jo sille in twadde bestân hawwe mei de gearfoegde dokuminten.
Om dit te dwaan kinne jo klikke op 'e knop Merge nei nije arkbalke knop.
Hokker metoade dyst kieze, silst wurde presintearre mei in dialoochfinster wêryn jo Word kinne fertelle kinne om alle recordings, it aktive record, of in oantal rekords te kombinearjen.
Klik de opsje knop neist jo winske kar en klik op OK .
As jo in berik fusearje wolle, moatte jo yn it begjinnûmer sette en it definitive nûmer foar de akten dy't jo wolle yn 'e gearfoeging wolle foardat jo op OK klikke.
As jo keazen hawwe om de dokuminten te drukken, nei't it dialoochfinster opkomt, wurde jo presintearre mei it printsje-dialooch. Jo kinne itselde ynteraksje mei itselde as jo wolle foar elke oare dokumint.