01 of 02
Ferwiderje duplisearje databanken yn Excel
Spreadsheet- programma's lykas Excel wurde faak brûkt as databases foar dingen lykas parten ynventarissen, ferkeaplisten en postlisten.
Databases yn Excel besteane út tafels fan gegevens dy't normaal organisearre binne yn rige fan gegevens dy't de titel neamd wurde.
Op in rekord wurde de gegevens yn elke sellen of fjild yn 'e rige ferbûn - lykas in firma' s namme, adres en tillefoannûmer.
In mienskiplik probleem dat as in database groeit yn grutte is dat fan duplikaat rekord of rigels fan gegevens.
Dizze duplikaasje kin foarkomme as:
- Folsleine recordings wurde mear as ien kear yn 'e databank ynfierd yn twa of mear identike regels
- Mearfâldige akten hawwe ien of mear fjilden - lykas in namme en adres - mei deselde data.
Al dy manier, dûbeld sketsen kinne in hiele protte problemen feroarsaakje - lykas ferstjoeren fan meardere kopyen fan dokuminten nei deselde persoan as de databank-ynformaasje brûkt wurdt yn in e-mail-kombinaasje - dus it is in goeie idee om te scannen foar dûbele opsjes op in regelmjittige basis.
En wylst it maklik om duplikaat rekket yn in lyts probleem lykas de iene yn it boppeneamde diktat, kinne databellen mei-inoar hûnderten hawwe as net tûzenen opnames meitsje dat it maklik dûbele registrearingen - foaral part tegearre oerienkommende opsjes meitsje.
Om it makliker te meitsjen om dizze taak út te fieren, hat Excel in ynboude data-ark opnommen neamd, net ferrassend, Dûbelaat fuortsmite , dy't brûkt wurde om identiteitsje as fuorthelle tekens te finen.
It wizigjen fan de duplisearje- ark is lykwols ûntwikkele, identike en diels oerienkomstige stikken moatte apart wurde wurde.
Dit is omdat it dialoochfinster fuortsmite fuortsmite fan de fjildnammen foar de selekteare datatafel en jo kieze hokker fjilden yn te sykjen yn it sykjen foar oerienkommingen:
- Foar identike opsjes, sykjen foar alle fjilden - kontrolearje nagels neist alle kolommen of fjildnammen;
- Foar foar in part oanpassende rekken - litte kontrôles neist allinich dizze fjilden oerjaan.
Fjildnammen tsjin kolombrieven
As oanjûn, besteane it wiske Ferwiderje Duplicates bestân út in dialoochfinster wêryn jo kieze wêr 't jo oerienkommende fjilden sykje om troch te kontrolearjen fan de winske fjilden of kolomnammen.
De ynformaasje dy't it dialoochfinster sjen lit - fjildnammen of kolombrieven - hinget ôf oft jo gegevens in rige fan kopringen of headers befetsje - boppe-yn 't datafel as sjoen yn' e ôfbylding hjirboppe.
As it docht - soargje derfoar dat de opsje oan 'e rjochterkant fan it dialoochfinster is - Myn gegevens hawwe kopteksten - beskoattele en Excel sil de nammen yn dizze rige as fjildnammen yn it dialoochfinster sjen litte.
As jo gegevens gjin header-rige hawwe, sil it dialoochkaa de passende kolombrieven yn it dialoochfinster sjen litte foar it selekteare sprieding fan gegevens.
Ferlykbere rang fan gegevens
Foar it tapassen fan dûbele werjeftichens moat it datatabel in kontreuze oanbod fan gegevens wêze - dat kin wêze dat gjin lege rigen, kolommen, en, as eventueel mooglik, gjin lege sellen binnen de tafel sitte.
Net opnij binnen in datatabel is in goeie praktyk as it giet om it bestjoeringsgebrûk yn algemiene en net allinich by it sykjen nei dûbele gegevens. Excel's oare dataynstruminten - lykas sortearring en filtering - wurkje it bêste as de datatafel in oergeunstich gebiet fan gegevens is.
Fuortsmite Dûbeldatemsboarnen foarbyld
Yn it boppeneamde boek befettet de datatafel twa identike skriften foar A. Thompson en twa dielde oerienkommende recordings foar R. Holt - wêr't alle fjilden útsein it studintennummer oanpasse.
De stappen hjirûnder sjogge hjirûnder hoe't jo it duplikaten databewurke wiskje brûke:
- It twadde fan twa identike registers foar A. Thompson fuortsmite.
- Fuot it twadde diels oerienkomst foar R. Holt.
It iepenjen fan it dialoochfinster fuortsmite
- Klik op elke sellen dy't gegevens befetsje yn 'e sample-database.
- Klikje op de ljepblêd Data op it lint.
- Klik op it ikoantsje Dûbele fuortsmite om alle gegevens te markearjen yn 't gegevenstafel en it dialoochfinster fuortsmite te iepenjen.
- It dialoochfinster fuortsmite útdrukke lit alle kolommen kopteksten of fjildnammen sjen fan ús gegevensmuster
- De kontrolmarkten neist de fjildnammen jouwe oan hokker kolommen Excel besykje te treffen by it sykjen nei dûbele opsjes
- Standert, as it dialoochfinster allinich de fjildnammen iepenje, wurde kontrolearre
Sykje identike rekken
- Omdat wy sykje nei folsleine identike skermen yn dit foarbyld, sille wy alle sjabloanen kontrolearje
- Klik OK
Op dit punt moatte de folgjende resultaten sjen:
- It dialoochfinster moat sluten wurde en wurde ferfangen troch in berjocht dat seit: 1 duplikaatwizen dy't fûn wurde en fûn wurde; 7 unike wearden bliuwe.
- De rige dy't de duplicate A. Thompson-record hat, binne fuortsmiten fan 'e database
- Alhoewol binne der twa diels oerienkommende recordings foar R. Holt, om't net alle fjilden oanpast binne - it studintennamme foar de twa akten ferskilt - Excel fynt dat it in unyk databank is
02 of 02
Sykje siden en ferwiderje dielde oerienkommende akten mei fuorthelje wiskje
Selektearje ien fjild yn in tiid
Om't Excel allinich de gegevensbestannen dy't krekt oerienkomme foar de selektearre fjilden fan gegevens, de bêste manier om alle dieltige oan te passatearjen fan gegevensbestannen te finen, is allinich de gegevensbestannen te finen om it markearring foar ien fjild yn ien kear te wiskjen, lykas dien is yn de ûndersteande stappen.
Oanfolgjende sykopdrachten foar akten dy't oerienkomme op alle fjilden, útsein foar namme, leeftyd, of programma, sille alle mooglike kombinaasjes fuorthelle foar parsjele oerienkommingen.
Sykje dielt oerienkommende berjochten
- Klikje op alle sellen dy't gegevens befetsje yn 'e gegevenstafel as nedich
- Klikje op de ljepblêd Data op it lint .
- Klik op it ikoantsje Dûbele fuortsmite om alle gegevens te markearjen yn 't gegevenstafel en it dialoochfinster fuortsmite te iepenjen.
- Alle fjildnammen of kolombeheardingen foar de datafel binne selektearre.
- Om sykwurden te finen en te wiskjen dy't gjin match hawwe op elke fjild, fuortsmite fan it markearring fan njonken dizze fjildnammen dy't Excel net te bewurkjen is.
- Foar dit foarbyld klikke jo op it kontrôlekast neist de kolompersoanen fan 'e ID foar it fuortheljen fan de markearring.
- Excel sil no no allinich sykjen en fuortsmite fan dat gegevens oerienkomme yn 'e fjilden foar Last Name , Initial , Program .
- Klik OK
- It dialoochfinster moat sluten wurde en wurde ferfangen troch in berjocht dat seit: 1 duplikaatwizen dy't fûn wurde en fûn wurde; 6 unike wearden bliuwe.
- De rige dy't de twadde rekord foar R. Holt hat mei de Studinte-ID fan ST348-252 sil wis binne fan 'e databank.
- Klik OK om it berjochtkast te sluten
Op dit punt moat it foarbylddatabank tabel wêze fan alle dûbele gegevens.