Brekke de ferskil tusken in spreadsheet en databank út
Ien fan 'e redenen binne bedriuwen bedreigjend te brûken foar Microsoft Access, in ûntbrekken fan begripen fan it ferskil tusken in tabblêd en in database. Dit liedt in protte minsken om te leauwen dat it kontrolearjen fan kliïnt ynformaasje, akkordeopsjes en projektdetails yn in spreadsheet is adekwaat foar har ferlet. It einresultaat is dat it swier is om konfiguraasjekontrôles te behâlden, triemen binne ferlern gien foar korrupsje, en de meiwurkers passe by unyk oanwêzige ynformaasje oer. Mei in bytsje kennis oer de krêft en in protte gebrûk fan in database, is it makliker foar lytse bedriuwen te sjen oft in sprektaal is genôch foar in baan en as in databank needsaaklik is.
It is wichtich om in basisbegryp te hawwen fan wat in database is. De measte minsken hawwe tagong ta databanken, lykas dejingen yn 'e publike biblioteek, mar gewoan gebrûk meitsje, makket it net dúdlik hoe't spesjale knoppen en databases oars binne. In pear minuten leare oer databases wol helpe mei it fergelykjen fan fergelykjen.
Data Organisaasje
Miskien is de meast slutende ferskil tusken in spreadsheet en in databank is de manier dat gegevens organisearre binne. As de gegevens relatyf flak binne, dan is in spreadsheet perfekt. De manier om te befestigjen as in flach tafel de bêste is, freegje oft al of net allinich de gegevenspunten maklik op in kaart of tafel pleatst wurde? Bygelyks, as in bedriuw wol monthly earnings oer de rin fan in jier ferfolje wol, is in spreadsheet perfekt. Spreadsheets wurde bedoeld om in protte deselde soart gegevens te behanneljen, mappen fan 'e fuortgong fan in pear kearpunten.
Yn fergelykjen hawwe databases in relaasje-datastruktuer. As in brûker data hat lûke soe der in soad punten wêze om te besjen. Bygelyks as in bedriuw har moannefertsjintwurdigers folgje en har te ferlykjen foar de konkurrinten oer de lêste fiif jier is, is der in relaasje tusken dizze gegevenspunten, mar gjin inkele fokus. It meitsjen fan in single tabel om rapporten te rapportearjen sille dreech wêze, as net ûnmooglik. Databases binne ûntwikkele om makliker te meitsjen foar brûkers om berjochten te generearjen en fraachfinings út te fieren.
Kompleksiteit fan Data
De maklikste manier om te fergelykjen oft gegevens yn in spreadsheet behannele wurde of in databank is om te sjen hoe kompleet de gegevens binne. Dit soarget foar te klikken hoe't de gegevens organisearre wurde as in brûker noch net wis is.
Spreadsheet-data is ienfâldich. It kin maklik oan ien inkele tafel tafoege wurde en tafoege oan in presintaasje sûnder ynformaasje te skriuwen. It is maklik om te hâlden as it folget allinich in pear wichtige numerike wearden. As allinich in pear reihen en kolommen nedich binne, wurde de gegevens bêste opslein yn in tabblêd.
Databases binne in protte ferskillende types fan gegevens dy't allegear in relaasje hawwe mei de oare gegevens yn 'e database. Bygelyks, bedriuwen hâlde in wichtige bedrach fan gegevens oer harren kliïnten, fan nammen en adressen foar bestelling en ferkeap. As in brûker besiket om tûzenen rigen yn in spreadsheet te krijen, kinne kânsen goed wêze dat it ferpleatst wurde yn in database.
Repetysje fan gegevens
Krekt omdat gegevens te aktualisearje moatte net nedich betsjutte dat in database nedich is. Wolle der dan deselde data altyd werhelle? En is it bedriuw ynteressearre foar folgjende eveneminten of aksjes?
As de gegevenspunten wizigje, mar it type gegevens is deselde en spoar in ienich evenemint, dat ynformaasje is wierskynlik flak. In foarbyld is it bedrach fan ferkeapen oer de rin fan in jier. De tiidperioade sil wizigje en de nûmers sille swakke wurde, en der wurdt net werhelle gegevens.
As guon dielen fan 'e gegevens itselde bliuwe, sa as kliïnt ynformaasje, wylst oaren feroarje, lykas it oantal oarders en tiideligens fan betellingen, kânsen wurde aksjes wurde folge. Dit is wannear't in databank brûkt wurde moat. Actions hawwe in protte ferskillende komponinten oan har, en besykje te spuien dat se allegear in database hawwe.
Data's Primêre doelstelling
Spreadsheets binne geweldich foar ûngelikense eveneminten dy't gjin ferfolch hawwe fan in soad ferskate aspekten. Foar projekten dy't ien of twa charts of tabellen nedich hawwe foar in presintaasje foardat it argyf wurdt, is in spreadsheet de bêste manier om te gean. As it team of bedriuw kundiget om resultaten te berekkenjen en persintaazjes te bepalen, dan is dat rubberplaten de meast brûkte.
Databases binne foar langere projekten dêr't gegevens wierskynlik wer opnij brûkt wurde. As notysjes en kommentaren nedich binne, moatte de gegevens ferpleatst wurde yn in database. Spreadsheets waarden net ûntwikkele om details te folgjen, mar in pear kaai numerike punten.
Oantal brûkers
It oantal brûkers kin einigje dat de fabeljende faktor is op in spesifike of databank te brûken. As in projekt fereasket dat in grut oantal brûkers de gegevens opnimme en feroaringen feroarje kinne, dan moat dit net dien wurde yn in tabblêd. It is folle mear dreech om de juste konfiguraasje kontrôle te hâlden mei in spesifisjemaat. As der mar gewoan brûkers wêze om de gegevens te aktualisearjen, oer it algemien tusken trije en seis, moat in spreadsheet adekwaat wêze (hoewol it regel foar regeljouwing fêst te meitsjen foardat jo mei har trochgean).
As alle dielnimmers op in projekt of in folsleine ôfdielingen feroaringen nedich hawwe, is in databank de bettere kar. Sels as in bedriuw lyts is en allinich ien of twa minsken hat yn 'e ôfdieling no, tinke nei hoefolle minsken yn dizze ôfdieling yn fiif jier yn ein komme kinne en freegje oft se alle feroaringen nedich meitsje moatte. De mear brûkers dy't tagong hawwe, de wierskynber in databank is de bettere opsje.
Jo moatte ek de feiligens feiligens rekken hâlde. As der in protte gefoelige ynformaasje hat dy't befeilige moat, kinne databases in bettere feilichheid biede. Foardat jo de bewegen meitsje, moatte jo der wis fan wêze oer de feiligensproblemen dat moatte beskôge wurde foardat jo in database stelle.
As jo klear meitsje om de plunge te meitsjen, lês ús artikel 'Converting Spreadsheets' oan databases om te begjinnen op jo reis.