De measte bedriuwen binne fertroud mei wat kin wurde yn Microsoft Word en Excel, mar it begryp wat Microsoft Access dwaan kin is wat hurder om te begripen. It idee fan it meitsjen fan databestannen en besykje har te behâlden liket in net nedich gebrûk fan boarnen. Doch foar lytse bedriuwen kin dit programma ferskate foardielen biede, benammen as it giet om it behearjen fan groei en organisaasje.
Microsoft Access leveret in folle stabile manier foar lytse bedriuwen om gegevens en projekten te spoaren as Excel of Word. Tagong kin mear tiid mear leare as de meast brûkte Microsoft apps, mar it hat ek de measte wearde tafoege foar trackingprojekten, budzjetten en groei. Alle gegevens dy't nedich binne om in lyts bedriuw te fertsjinjen foar fergeliking en analyze, wurdt bewarre yn in ienige programma, sadat it makliker wurdt om rapporten en diagrams útfiere as elke oare programma. Microsoft biedt in oantal sjabloanen om it learproses te ferienfâldigjen en brûkers kinne de sjabloanen oanpasse as se gean. Understân fan 'e grûnen fan Microsoft Access kin lytse bedriuwen helpe har folsleine wearde yn har deistige operaasjes sjen.
As jo al in spesifikaasjebalke brûke, is it ienfâldich om jo Excel-spreadsheet te ferpleatsen nei in Access-database.
It bewarjen fan kliïnt ynformaasje
De database soarget foar ûndernimmers om alle nedige ynformaasje te stjoeren foar elke kliïnder of klant, ynklusyf adressen, bestellingsynformaasje, faktueren en betellingen. Sawol de database is opslein op in netwurk wêr't alle meiwurkers tagong kinne, brûkers kinne soargje foar ynformaasje dat aktive is. Om't kliïnt ynformaasje kritysk is foar elke lyts bedriuw, kin de databank befeilige wurde. Formulier tafoegje oan de databank helpt lytse bedriuwen dat gegevens konsekwint ynfierd wurdt troch alle meiwurkers.
As brûkers bekend meitsje mei it programma, kinne mear ekspresje komponinten tafoege wurde, lykas mappen nei clientadressen. Hjirmei kinne meiwurkers adressen ferifiearje foar nije klanten of plannenrûtes foar leveringen. It kin ek bedriuwen meitsje om invoices te meitsjen en e-post of regelmjittich post te stjoeren en kinne kinne kontrolearje wannear't en hoe't invoices betelle waarden. It fernijen en stjoeren fan kundegegevens yn Access is mear betrouber as in spreadsheet of Word-dokumint, en streamlines it behearen fan dizze ynformaasje.
Bestjoeren finansjele data
In soad bedriuwen keapje software spesjaal foar it kontrolearjen fan finânsjes, mar foar in lyts bedriuw dat net allinnich net nedich is, is it neigeraden om ekstra wurk te meitsjen. Neist it fêstlizzen fan faktueren en spoaren kinne alle bedriuwskosten en transaksjes troch deselde programma opnommen wurde. Foar bedriuwen dy 't de folsleine Microsoft Office Suite, ynklusyf Outlook en Access, kinne betellingsferbiningen yn Outlook keppele wurde mei de database. As de opmerking opheft, kinne brûkers de nedige betellingen meitsje, de gegevens yn Access kinne ynfiere, en foegje dan de opmerking út.
It kin nedich wêze om mear súksesfolle software te keapjen as it bedriuw groeit, en dy bedriuwen hawwe in foardiel as al har finansjele gegevens yn Access binne bewarre. In soad oare programma's kinne akkommodaasjebestannen tafoegje fan Access, wêrtroch it makliker wurdt om ynformaasje te feroarjen as de tiid komt.
Managing Marketing en Sales
Ien fan 'e meast brûkte, mar machtige manieren fan Access is om te kontrolearjen fan marketing- en ferkeaperynformaasje. Mei besteande clientynformaasje dy't al yn 'e databank bewarre is, is it maklik om emails, flyers, koppons en reguliere post te stjoeren nei dyjingen dy't ynteressearre wêze kinne foar ferkeap of spesjale biedingen. Kleine bedriuwen kinne dan folgje hoefolle fan har besteande kliïnten nei in marketingkampanje reagearre.
Foar nije klanten kinne folsleine kampanjes makke wurde en bewarre wurde fan ien plak. Dêrtroch makket it meiwurkers makliker om te sjen wat der al dien is en wat bliuwt te dwaan of wat folchoarder binne nedich.
Tracking Production and Inventory
Similar to client tracking, dat kinne gegevens oer ynventarisaasje, middels, en opslagger sporte kinne is kritysk foar alle bedriuwen. Tagong makket it maklik om gegevens oer skipfeart nei paden te wenjen en te witten as it tiid is om mear fan in bepaald produkt te bestellen. Dit is benammen kritysk foar fabrikanten dy't in oantal ferskillende middels nedich binne om in produkt te foltôgjen, lykas fleanmasines of aktive pharmazeutyske yngrediïnten.
Ek tsjinsten foar tsjinstferliening moatte ynventarisaasje hâlde en alle yndieling yn ien plak hawwe makket it makliker om te sjen hokker komputer oanjûn is oan wa't meiwurker is of fêst te stellen as wannear't kantoar apparatuer ferbettere wurde moat. Oft spoaren fan auto 's, mobile apparaten, serialnûmers, registraasje ynformaasje, brûkers logs of hardware libje, kinne lytse bedriuwen har kompjûter makliker folgje kinne.
Beyond hardware, bedriuwen moatte software kinne spoaren. Fanút registraasje en it oantal kompjûters mei it gebrûk fan 'e software nei ferzjen-ynformaasje en brûker, is it wichtich foar bedriuwen om ynljochtings op har aktuele konfiguraasjesje fluch en goed te learen. It resinte einigjen fan stipe foar Windows XP tsjut as heftige herinnering fan wêrom it wichtich is te witten wat software en bestjoeringssysteem op bedriuwskompjûters en apparaten binne.
Running-rapporten en analyzes
Miskien is de machtichste aspekt fan Access is de mooglikheid fan it brûker om berjochten en diagrams út alle data te generearjen. Om alles kompilearje te bewarjen yn 'e ferskate databanken is wat makket Microsoft Access in powerhouse foar lytse bedriuwen. In brûker kin maklik in rapport generearje dat de kosten fan middels fergelykberet tsjin aktuele prizen, in grafyk oanmeitsje dy't ymportearret hoefolle in stock is foar in kommende marketingkampanje, of in analyse útfiere wêrby't kliïnten efter binne op betellingen. Mei in bytsje ekstra kennis oer fragen, lytse bedriuwen kinne kontrôle krije oer hoe't se gegevens sjen.
Noch wichtiger, kin Microsoft Access yn oare Microsoft-produkten keppele wurde. Lytse bedriuwen kinne in rapport besjen, kliïntendaten ophelje, en faktueren yn Word oanmeitsje. In e-mail-kombinaasje kin registreare postbrieven meitsje, wylst de brûker tagelyk in e-mail yn Outlook generearret. Dieningen kinne eksportearre wurde nei Excel foar in ferdielder detaillearre detail, en dan wurde stjoerd nei PowerPoint foar in presintaasje. Yntegraasje mei alle oare Microsoft-produkten is miskien de bêste reden om tagonklikens te brûken om alle ynformaasje fan in bedriuw te sintrale.