Netikette moatst witte
Wylst elkenien elke e-mail brûkt om op syn minst guon bedriuwskommunikaasje elke moanne, guon fan ús brûke e-mail as in deistich ark om ús profesjonele wurken te dwaan. Wy sille e-mail brûke om te kommunisearjen mei klanten, teammatearen, oertsjûgers, en mooglik nije nijes of mooglik nije wurkjouwers. En ja, dizze minsken sille ús rjochtje troch ús foech om in dúdlik en profesjonele skriftlike berjocht te meitsjen.
Email etikette, of 'netiquette', is om de 27 jier fan 'e World Wide Web rûn. Netikette is in set fan wiidweidige rjochtlinen foar hoe't jo respekt en kompetinsje yn jo e-mail sjen litte. Sadwaande binne der minsken dy't noait de tiid hawwe nommen hawwe om e-mailtoets foar lichemsynstellingen te learen. Ek noch slimmer: der binne minsken dy't e-mailtoets meitsje mei de losse en ynformele styl fan tekst-messaging.
Litte jo in minne handige e-post net jo credibiliteit mei in klant of in superior of in potensjele wurkjouwer meitsje. Hjir binne de regels foar e-mailnetiket dy't jo goed leverje, en jo ferwiderje yn it wurkplak.
01 of 10
Foegje it e-mailadres as it lêste ding dat jo foardat jo ferstjoere.
Dit liket tsjinoerstelde, mar dit is in goede foarm. Jo wachtsje oant it earste ein fan jo skriuw en korreksje foardat jo it e-mailadres (it) taheakke oan 'e e-mailheader. Dizze technyk sil jo fergrieme om it berjocht te ûnthâlden as jo jo ynhâld en korrespondearing dien hawwe.
Dit is benammen kritysk foar in langere e-post dat gefoelige ynhâld hat, lykas it jûn fan in beropsapplikaasje, reagearret op fraach fan in klant, of kommunisearret minne nijs oan jo ploech. Yn dizze gefallen wurdt it ferstjoeren fan it e-mailadres feiligens as jo nedich hawwe om jo gedachten fuort te stappen fan jo e-post om jo wurden te sammeljen en jo wurden te betinken yn jo tinzen.
As jo antwurdzje op in e-mail, en jo beskôgje de ynhâld om sensibiliteit te hawwen, wiskje jo it e-mailadres fan 'e ûntfanger tydlik wiskje oant jo it stjoer stjoere, en foegje dan it adres werom. Jo kinne alternatyf it e-mailadres fan 'e ûntfanger ynsette en in e-mailadres of OneNote-side ynstelle, de e-mail skriuwe, en dan it e-postadres skerm en-paste.
Belje dizze opnij: in lege e-postadresstyl by it autorisearjen sil jo tagelyk gruttendlik fertriet besparje!
02 of 10
Trijefâldich kontrôle dat jo de krekte persoan ymportearje.
Dit is benammen wichtich as jo wurkje yn in grut bedriuw of deputearre ryk. As jo in gefoelige e-mail nei 'Mike' of 'Heather' of 'Mohammed' stjoere wolle, sil jo e-mail-software har foarkommende adres foar jo foar predikant ynfiere. Populêre nammen lykas dizze sille in protte resultaten hawwe yn jo bedriuw adresboek , en jo koenen in besykjen letter nochris nei jo vice presidint stjoere, of in fertroulik antwurd op minsken yn 'e rekkening.
Troch it boppesteande # 1 net-reklame-regel, hawwe jo it adressearjen nei it ein litten litten, sadat trijetekken fan it e -mailadres fan ' e ûntfanger moat rjochts wêze as jo lêste stap foar it ferstjoeren!
03 of 10
Avie 'Reply to All', foaral yn in grut bedriuw.
As jo in útstjoering nei tsientallen minsken ûntfange, is it ferstannich om allinich te antwurd op de stjoerder. Dit is benammen wier as it in bedriuw is útstjoerd mei grutte distribúsjelisten.
Bygelyks: de algemiene direkteur e-mailt it hiele bedriuw oer parkearje yn 'e súdlike lot, en freget om minsken de nûmere respektearre en respekteare stalen dy't meiwurkers betelje. As jo op 'antwurd op klikke klikke' en begjinne te klaaidjen dat oare meiwurkers op jo persoanlike fyts passe en jo skilderje skrasse, kinne jo jo karriêre trochgean troch it bedriuw te wurden.
Niemand wol berjochten ûntfange, dy't har net tapasse . Noch mear, gjinien wurdearret it klagjen oan 'e groep of hearde oer jo persoanlike fertochten yn in útstjoerenformaat.
Foegje dizze faux pas en brûke yndividuele antwurd op de stjoerder as jo standertaksje. Definitely sjoch Regel # 9 hjirûnder.
04 of 10
Brûk profesjonele groetsje ynstee fan fermogens.
De bêste manier om in profesjonele e-mail te begjinnen is wat ferzje fan 'e neikommende:
1. Goeie middei, frou Chandra.
2. Hallo, projektteam en frijwilligers.
3. Hi, Jennifer.
4. Goeie moarn, Patrick.
Nimmen, ûnder elke omstanningen, de folgjende brûke om in profesjonele e-post te begjinnen:
1. He,
2. Sup, team!
3. Hi, Jen.
4. Mornin, Pat.
Colloquiaal útdrukkingen lykas 'hey', 'yo', 'sup' kinne graach freonlik en waarm wêze foar jo, mar se falle jo jo credibiliteit yn 'e bedriuwsstelling. Wylst jo dizze colloquialisms yn petear brûke kinne as jo in fertroude rapport hawwe mei de oare persoan, is it in minne idee om dizze wurden te brûken yn in saaklike e-post.
Dêrneist is it ferkearde formulier om skôgings te skriuwen, lykas 'mornin'. It is in minne foarm om de namme fan in manier te kernimmen (Jennifer -> Jen), útsein dy persoan hat jo útdruklik frege om dat te dwaan.
As mei alle yntelliginte saaklike kommunikaasje, is it tûk om te ferjitten op 'e kant om te formele te wêzen en demonstrearjen dat jo leauwe yn etikette en respekt.
05 of 10
Korrespondearje alle berjochten, as jo jo profesjonele reputaasje dêrfan ôfhinne.
En ja, jo reputaasje is maklik ôfbrekke troch minne grammatika, minne stavering en ferkearde wurden.
Stel dan hoe't jo profesjonalisme in hit bringe as jo in kear misse " Jo moatte jo meth , Ala " kontrolearje as jo wier betsjutte om te sizzen ' jo moatte jo math, Alma' kontrolearje . Of as jo sizze: ' Ik kin in ynterview op moarn dwaan as jo betsjutte' ik kin in ynterview mei moarn dwaan '.
Kodearje eltse e-mail dy jo stjoere; Doch it as as jo profesjonele reputaasje hinget.
06 of 10
In koart en dúdlike subsydzje sil wûnders fine (en helpt jo lêze te litten).
De ûnderwerpline is sawol in titel foar kommunikaasje en in manier om jo e-mail te fergaderjen en te markearjen sadat it letter spitigernôch fûn wurde kin. It moat de ynhâld en elke winske aksje dúdlik meitsje.
Bygelyks, in ûnderwerpline: 'kofje' is net hiel dúdlik.
Stel efkes oan 'e persoanlike kofje foarkarren: jo antwurd is fereaske'
As twadde foarbyld is de subjektive line ' jo oanfraach ' te folle.
Stel in pleatere ûnderwerp lykas: ' jo fersyk foar parkearjen: mear details binne ferplicht' .
07 of 10
Brûk allinich de twa klassike lettertypen: Arial en Times Roman farianten, mei swarte ink.
It kin ferhúzje wurde om stilige lettertafers en kleuren oan te meitsjen om jo e-mail te meitsjen om it fluch te meitsjen, mar jo kinne better meitsje fan swart 12-pt of 10-pt Arial of Times New Roman. Fergelykbere farianten lykas Tahoma of Calibri binne ek fine. En as jo oandacht hawwe foar in spesifike fraach of kûgel, dan kinne reade ynstruminten of in fet lettertype tige hilfreich wêze yn moderaasje.
It probleem is wannear't jo e-mails begjinne mei-inoar en ûnfocusaal of begjinne om jo maverick of ferneatigjende hâlding oan jo diel te foegjen. Yn 'e wrâld fan' e bedriuw hawwe minsken kommunikaasje nei fertrouwen en dúdlik en koarte, net dekorative en ôfwikende.
08 of 10
Soargje foar sarkasmen en negative / snootige toanen, op alle kosten.
E-post stipet altyd de sang-ynlieding en learstaal te foarkommen. Wat jo tinke, is direkte en rjochtfeardich mooglik eins as hurdich en betsjutte, as ien kear yn jo e-post brocht is. Net brûke by de wurden 'kinne' en 'tanke' sille negative ûndercurrents feroarsaakje. En wat jo fan humorist en ljocht beskôgje, kinne faaks as fertwilligend en grammoend.
It jaan fan in respektabele toan en personielsberjocht yn e-post nimt praktyk en in protte ûnderfining. It helpt as jo de e-mail lûd nei jo lêze, of sels in oar oars foardat jo it stjoere. As der wat oer de eamel as betsjutte of betsjutte harsels, ferjit it dan.
As jo noch stean mei hoe't jo de toan fan wat yn in e-post te foarkommen, dan besykje it belang fan it tillefoan en it berjocht as in konversaasje te berikken.
Tink derom: e-mail is foar ivich, en as jo dit berjocht stjoere, kinne jo it nijs net werhelje.
09 of 10
Tink derom dat de wrâld jo e-mail lêze sil, dus plan.
Yn wierheid is e-post foar altyd. It kin nei hûnderten minsken binnen sekonden trochtsjinne wurde. It kin oproppen wurde troch wet- en hanthavenjen en bestjoersôfspraken moatte der ea in ûndersyk wêze. It kin sels it yn it nijs of sosjale media meitsje.
Dit is in brede en skriklike ferantwurdlikheid, mar it is ien dat wy alle skouders kinne: wat jo skriuwe yn in e-mail kinne maklik publike kennis wurde. Kies jo wurden sertifisearre, en as jo tinke dat der in kâns is dat jo jo werom kinne, dan beslute jo it belang fan it berjocht hielendal net.
10 of 10
Altyd einigje mei in koarte stimpel 'dank' en in hânplakblokje.
De krêft fan nichjes lykas 'tanke' en 'sille' binne net te brûken. Ek de ekstra inkele sekonden om jo profesjonele hântekeningsblok te befetsjen, sprekt folume oer jo opsichtens foar detail, en dat jo eigendom jouwe jo kommunikaasje troch jo namme en kontaktynformaasje te stekken.
Hallo, Shailesh.
Tankewol foar jo ûndersyk nei ús oanbodstsjinsten by TGI Sportswear. Ik soe tige bliid wêze om te sprekken mei jo op 'e tillefoan om jo mear te fertellen oer ús sportjasters foar jo team. Wy koene jo ek ús showroom spylje yn dizze wike, en ik kin jo jo samples persoan sjen litte.
Wat nûmer kin ik jo neame? Ik bin beskikber om reden nei 1.00 oere hjoed.
Dankewol,Paul Giles
Direkteur fan kliïnt tsjinsten
TGI, incorporearre
587 | 337 | 2088 | pgiles@tgionline.com
"Jo branding is ús fokus"